Mindestanforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch

Gespeichert von Michael Eckardt am Sa., 07.07.2012 - 02:08
MDE Steuerberater Köln

Mindestanforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch

Kernproblem
Der geldwerte Vorteil für die private Nutzung eines vom Arbeitgeber überlassenen Dienstwagens ist
der Höhe nach mit der 1 %-Regelung zu bewerten, sofern nicht das Verhältnis der privaten Fahrten zu
den übrigen Fahrten durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachgewiesen wird. Der gesetzlich
nicht weiter bestimmte Begriff des ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs ist durch die Rechtsprechung des
Bundesfinanzhofs (BFH) präzisiert worden. In der Praxis ergeben sich aber dennoch immer wieder
Meinungsverschiedenheiten, denn lediglich kleinere Mängel reichen noch nicht aus, um das
Fahrtenbuch zu verwerfen.

Sachverhalt
Der Geschäftsführer einer GmbH führte für den ihm überlassenen Dienstwagen ein Fahrtenbuch.
Dieses Buch enthielt allerdings neben dem jeweiligen Datum hinsichtlich der Fahrtziele zumeist nur
Straßennamen, gelegentlich auch die Namen von Kunden oder Angaben zum Zweck der Fahrt (z. B.
Tanken), außerdem den Kilometerstand nach Beendigung der Fahrt und die jeweils gefahrenen
Tageskilometer. Nach einer Überprüfung durch das Finanzamt ergänzte der Geschäftsführer das
Fahrtenbuch nachträglich durch eine Auflistung, die er mit Hilfe seines handschriftlich geführten
Tageskalenders erstellt hatte. Die Auflistung enthielt alle bisher durch die Rechtsprechung verlangten
Angaben wie Datum, Standort und Kilometerstand des Fahrzeugs zu Beginn der Fahrt sowie den
Grund und das Ziel der Fahrt. Während das Finanzamt das Fahrtenbuch weiterhin als nicht
ordnungsgemäß beurteilte, hielt das Finanzgericht die Kombination aus handschriftlich in einem
geschlossenen Buch eingetragenen Daten und der per Computerdatei erstellten erläuternden
Auflistung für ausreichend. Die Revision des Finanzamts entschied jetzt der BFH.

Entscheidung
Der BFH verwarf das Fahrtenbuch als nicht ordnungsgemäß und hält damit an seiner Rechtsprechung
fest, dass insbesondere Datum und Ziel der jeweiligen Fahrten auszuweisen sind. Dem sei nicht
entsprochen, wenn als Fahrtziele jeweils nur Straßennamen angegeben sind und diese Angaben erst
mit nachträglich erstellten Auflistungen präzisiert werden. Bei dieser Art der Aufzeichnung wären
weder Vollständigkeit noch Richtigkeit der Eintragungen gewährleistet. Bloße Ortsangaben im
Fahrtenbuch genügten allenfalls dann, wenn sich der aufgesuchte Kunde oder Geschäftspartner aus
der Ortsangabe zweifelsfrei ergebe oder wenn sich dessen Name auf einfache Weise unter
Zuhilfenahme von nicht mehr ergänzungsbedürftigen Unterlagen ermitteln ließe.

Konsequenz
Der BFH beharrt auf seiner peniblen Betrachtungsweise und lässt nur wenige Fehler bei der Führung
des Fahrtenbuchs zu
(wie in einer früheren Entscheidung: 3 kleinere Mängel innerhalb von 4 Jahren, z.
B. fehlender Eintrag einer Fahrt zur Tankstelle, stehen der Anerkennung nicht entgegen
).